Conditions générales de l’étude Heim Avocats
1. Contrat de mandat
Le contrat qui lie le client à l’avocat est un contrat de mandat. Il est conclu entre le client (mandant) et un avocat déterminé de l’étude (mandataire) et non avec l’étude en tant que telle. L’avocat peut toutefois se faire remplacer, sous sa propre responsabilité, par un autre avocat ou avocat-stagiaire de l’étude.
Le mandataire doit exécuter le mandat avec soin et diligence, dans le seul intérêt du mandant. Le mandat est un contrat de moyens et non de résultat, si bien que le résultat du mandat (issue de la procédure, etc.) n’est jamais garanti.
Pour le surplus et sauf accord exprès, le mandat, toute extension du mandat ou tous mandats supplémentaires pour le mandant sont régis par les dispositions suivantes.
2. Information et communication
Le mandant est rendu attentif à l’existence de modes de résolution des conflits alternatifs à la procédure judiciaire, tels que la médiation (intervention d’un tiers neutre pour rétablir le dialogue entre les parties et les aider à trouver une solution constructive et favorable à leur conflit), la conciliation (début ou étape en marge de la procédure judiciaire, avec négociation ouverte sous l’autorité d’un magistrat), la négociation (discussions transactionnelles entre avocats ou avec les parties), l’application du droit collaboratif (les avocats travaillent de concert et en toute transparence à la recherche et à l’élaboration d’une solution mutuellement acceptable, avec interdiction de représenter les parties en cas d’échec du processus), l’arbitrage (soumission du litige à un tribunal privé, soit non étatique) et l’expertise-arbitrage (constatation par un spécialiste de faits pertinents liant les parties). Le mandataire renseignera plus avant le mandant sur ces modes alternatifs de résolution des conflits.
Le mandant peut en tout temps demander au mandataire de le renseigner complètement sur son dossier et sur l’état des honoraires, débours et frais de celui-ci. Il doit demander au mandataire toutes précisions et poser toutes questions nécessaires à sa parfaite compréhension de son affaire.
Le mandant doit spontanément informer le mandataire de tout ce qui est utile (information juste et complète) pour le suivi de son dossier. En outre, il doit informer le mandataire dès leur premier contact de l’éventuelle couverture des honoraires par une assurance de protection juridique et lui remettre tous les documents, en particulier la police et les conditions générale d’assurance, lui permettant de contacter l’assureur en vue d’obtenir la confirmation de la couverture.
Si le mandant est une société, il doit communiquer au mandataire qui est habilité à le représenter ainsi que la personne de contact, et maintenir à jour ces informations.
Le client remet à l’avocat des copies de ses documents et en conserve les originaux. Le mandataire envoie ou renvoie au mandant les originaux qu’il reçoit ou dont il dispose. En fin de mandat, il appartient au mandant de réclamer immédiatement à l’avocat les éventuels documents originaux qui resteraient en la possession du second. A défaut d’une telle demande, le mandataire peut partir de l’idée que son dossier ne contient pas ou plus de documents originaux.
Sous réserve d’envoi ou de renvoi au mandant de documents originaux, nécessitant une expédition par pli postal, toutes les communications du mandataire au mandant auront lieu par courrier électronique ou de vive voix (téléphone, réunion, visioconférence, etc.). Le mandant est rendu attentif au fait que la correspondance transmise par courrier électronique n’est pas chiffrée et que ce moyen de communication n’offre pas toutes les garanties de confidentialité du courrier postal. A ce sujet, il faut préciser que l’enregistrement de certains plis recommandés peut se faire en téléchargeant le courrier expédié sur le site de la Poste suisse, aux conditions de confidentialité de cette institution.
Tout e-mail envoyé par le mandataire au mandant à l’adresse communiquée par celui-ci est considéré comme reçu et connu du mandant dans les 12 heures suivant l’envoi. Tout courrier postal expédié au mandant en courrier A, en courrier A+ ou sous pli recommandé est considéré comme reçu et connu du mandant dès le jour ouvrable suivant l’envoi.
Les avocats de l’étude étant très chargés (travail sur leurs dossiers, audiences, réunions, etc.), il est très difficile de les joindre à l’improviste, soit sans planifier de rendez-vous téléphonique. Ainsi, lorsque le mandant souhaite parler avec son mandataire, il lui expédiera un e-mail pour lui proposer plusieurs plages, idéalement sur quinze jours, pour la fixation d’un rendez-vous téléphonique. Les parties pourront alors se parler un jour et à une heure définie, plutôt que de tenter, souvent vainement, de se joindre. Le client procédera de la même manière pour convenir d’une réunion ou d’une visioconférence. En cas d’urgence, le mandant l’indiquera dans son message ou contactera l’étude téléphoniquement, si sa ligne est ouverte.
3. Honoraires, débours, frais, TVA et provision
Le travail du mandataire est rémunéré par des honoraires. Les principes qui régissent les honoraires ont leur siège dans la loi fédérale sur la libre circulation des avocats (LLCA), la loi vaudoise sur la profession d’avocat (LPAv) et le Code suisse de déontologie (CSD). En substance, les honoraires sont fixés principalement en tenant compte du temps consacré à l’exécution du mandat, en particulier aux séances et discussions avec le mandant ou des tiers, à l’analyse du dossier, aux recherches juridiques utiles et à la rédaction d’écrits (actes de procédure, correspondance, etc.), mais également des circonstances du cas d’espèce, de la difficulté et de l’importance de l’affaire, de l’intérêt du mandant, de l’expérience du mandataire, des usages en la matière et de l’issue de la procédure.
L’avocat peut convenir d’honoraires à forfait, mais cette pratique n’est toutefois pas répandue dans le canton de Vaud et ne doit s’appliquer que dans des cas très particuliers. Contrairement aux Etats-Unis, où une telle pratique est courante, l’avocat ne peut pas lier entièrement le principe et la quotité de ses honoraires à l’issue, favorable ou défavorable, du procès. Il peut en revanche, comme relevé ci-dessus, tenir compte du résultat de son intervention dans la fixation du montant de ses honoraires.
Sauf accord particulier, les tarifs pratiqués par les avocats et avocats-stagiaires de l’étude sont les suivants, par heure, en francs suisses et hors débours et TVA :
| Avocat traitant | Affaire habituelle | Affaire spéciale | Temps mort |
|---|---|---|---|
| Avocat-conseil (Jean Heim) | 450.- | de 500.- à 600.- | 150.- |
| Associé (Jean-Philippe Heim) | 400.- | de 450.- à 550.- | 120.- |
| Avocat (Daphné Nicod) | 360.- | de 400.- à 450.- | 120.- |
| Avocat-stagiaire (2e année) | 250.- | de 260.- à 300.- | 80.- |
| Avocat-stagiaire (1ère année) | 200.- | de 210.- à 250.- | 80.- |
Par « affaire spéciale », on entend celles qui nécessitent une assistance très technique, urgente ou à haute valeur litigieuse, exigeant des connaissances et aptitudes particulières (négociation de contrats complexes, affaire internationale, cas grave de responsabilité civile, etc.) ou monopolisant soudainement d’importantes forces de travail de l’étude.
Par « temps mort », on entend celui où le mandataire, en raison de son activité pour le mandant, ne peut pas travailler sur un autre mandat (déplacement, attente au tribunal, etc.).
A certaines conditions restrictives, le mandant peut bénéficier de l’assistance judiciaire. Parfois, les honoraires de son mandataire peuvent être pris en charge par une assurance de protection juridique. Les honoraires, débours et frais d’activité, avec TVA, qui ne seraient pas pris en charge par l’assistance judiciaire ou l’assurance de protection juridique malgré la couverture (opérations avant ou après la couverture ou non prises en charge parce que sortant du cadre strict couvert par l'assistance judiciaire ou la protection juridique) sont dus par le mandant aux tarifs indiqués plus haut, sauf accord particulier. En outre, la différence entre les tarifs indiqués plus haut et le tarif horaire pris en charge par l'assurance de protection juridique est due par le mandant.
En droit matrimonial ainsi qu’en droit des partenaires enregistrés, il est possible à certaines conditions de demander à son conjoint une provisio ad litem, soit une provision pour le litige, autrement dit une contribution destinée à couvrir ses frais de procès. L’assistance judiciaire est subsidiaire à une telle provision. Lorsque la requête tendant au paiement d’une provisio ad litem n’est finalement pas déposée auprès de l’autorité compétente, notamment parce qu’il est renoncé à procéder ou en cas de fin du mandat, il appartient au client d’assumer les honoraires de son avocat.
Le travail nécessitant des activités particulières (tableaux de calcul, photocopie de gros dossiers, démarches multiples auprès d’autorités, etc.) du personnel administratif de l’étude (comptable, secrétaire, apprenti, etc.), sera en outre facturé au tarif de CHF 50.- de l’heure.
Le mandataire peut être amené à supporter des débours pour son mandant, soit à avancer des frais pour lui (émolument de poursuite, frais de copie d’un dossier auprès de l’autorité, etc.), soit à financer d’autres frais (vacation, etc.). Ils seront refacturés au mandant au prix coûtant. Pour les vacations en véhicule privé, le coût du transport est facturé à CHF -.70 le kilomètre. Sauf accord particulier, le mandataire n’avance pas les émoluments de justice, dont seul le mandant est tenu.
En outre, le mandataire facturera un forfait de 3% des honoraires au titre de participation forfaitaire aux autres frais d’activité (affranchissement, etc.). Des règles particulières peuvent s’appliquer aux affaires d’office.
Sauf lorsque l’affaire n’a aucun lien avec la Suisse, les honoraires et la plupart des débours sont soumis à TVA, au taux de 7.7%.
Les honoraires, débours et frais d’activité, avec TVA, sont facturés régulièrement au mandant. Celui-ci peut d’ailleurs en tout temps demander que les travaux déjà exécutés lui soient facturés. Les honoraires, débours et frais d’activité, avec TVA, doivent être acquittés sous 30 jours. Ils peuvent être acquittés par virement bancaire ou postal, en espèces contre quittance, par carte de débit ou de crédit, ou par SumUp® ou TWINT.
De manière générale, les frais de paiement sont à la charge du mandant. En tous les cas, des frais sur le montant du paiement seront facturés au mandant à hauteur de respectivement 2.5% pour les paiements par carte de crédit, de 1.5% pour les paiements par carte de débit, par SumUp® ou TWINT, et de 1% pour les paiements par virement postal.
Si le mandant et le mandataire conviennent du paiement des honoraires par acomptes, un montant forfaitaire supplémentaire de CHF 20.- sera facturé au mandant pour le paiement de chaque acompte, ce pour tenir compte de la charge administrative que des paiements échelonnés occasionnent pour le mandataire.
En cas de non-paiement des honoraires, débours et frais d’activité, avec TVA, dans le délai de 30 jours, un rappel est expédié au mandant. A défaut de paiement 10 jours plus tard, un deuxième rappel est envoyé. A défaut de paiement 10 jours plus tard, un troisième et dernier rappel est établi. A défaut de paiement 5 jours plus tard, des procédés de recouvrement seront entrepris contre le mandant. Des frais de rappel sont facturés CHF 20.- par rappel. En cas de procédés de recouvrement, des frais de recouvrement forfaitaires de CHF 500.- plus TVA sont facturés au mandant (art. 106 CO). Les frais de rappels et de recouvrement sont immédiatement échus. En outre, conformément à la loi, les honoraires, débours, frais d’activité, frais de rappels, frais de recouvrement et TVA portent intérêt à 5% l’an (art. 104 CO) dès leur échéance.
A la conclusion du mandat, puis à l’envoi de chaque note d’honoraires ou lorsque le mandataire l’estime nécessaire, le client est invité à verser une provision destinée à couvrir les opérations non encore couvertes et prévisibles du mandat. La provision n’est pas un devis et ne limite pas les honoraires du mandataire. Les montants avancés au titre de provision ne portent pas intérêt. Le mandataire peut cesser toute activité tant que sa provision n’est pas versée, ce sans préavis.
Ainsi, et sauf exception convenue avec le mandataire, la première réunion avec l’avocat n’aura pas lieu sans qu’une première provision de CHF 500.- au moins ait été acquittée.
En fin de mandat, le mandataire établit un décompte final de l’ensemble de ses prestations. L’éventuel solde non consommé de provisions est remboursé au mandant selon ses instructions. La créance en remboursement d’un solde de provision ne porte pas intérêt.
Le mandant autorise le mandataire à encaisser tous avoirs du mandant (prestations d’un tiers, remboursement d’émolument de justice, dépens judiciaires, etc.). Les fonds sont déposés sur le compte de consignation clients de l’étude. Ils ne portent pas intérêt. Le mandataire peut compenser sa dette en remboursement au mandant des fonds déposés avec ses créances contre le mandant, en particulier ses honoraires.
4. Responsabilité du mandataire
Le mandataire est responsable envers le mandant de la bonne et fidèle exécution du mandat (art. 398 al. 2 CO). Lorsqu’il se fait remplacer par un autre avocat ou avocat-stagiaire de l’étude, il ne répond que du soin avec lequel il a choisi le sous-mandataire et donné ses instructions (art. 399 al. 2 CO). En tous les cas, la responsabilité du mandataire est limitée au montant couvert par son assurance en responsabilité civile.
Le mandataire n’assume aucune responsabilité du fait de ses autres auxiliaires, en particulier du personnel administratif de l’étude.
Les courriers remis par le mandataire à un office de la Poste suisse le sont à son entière décharge, de sorte qu’il ne peut en aucun cas être tenu responsable de la perte, de la destruction ou de la déprédation du contenu de l’envoi.
5. Secret professionnel
Le mandataire et ses auxiliaires (avocat collaborateur, avocat-stagiaire, secrétaires, etc.) sont soumis à un strict secret professionnel. Le mandant accepte toutefois d’ores et déjà de relever le mandataire de son secret professionnel dans la mesure des informations nécessaires au recouvrement de toute créance à son encontre, en particulier ses honoraires.
Lorsqu’il est contacté par des représentants de la presse et ne parvient pas à prendre des instructions auprès de son mandant, le mandataire est autorisé à répondre aux questions de ses interlocuteurs au mieux des intérêts du mandant selon sa propre appréciation.
6. Fin et transmission du mandat
Le mandat peut être révoqué par le mandant ou répudié par le mandataire en tout temps. Celle des parties qui révoque ou répudie le mandat en temps inopportun doit indemniser l’autre du dommage qu’elle lui cause. Il n’y a pas de temps inopportun lorsque le mandat est répudié pour défaut de paiement de tout ou partie des honoraires, débours, frais d’activité, frais de rappels, frais de recouvrement et TVA, ou d’une provision.
En cas de cessation d’activité du mandataire ou de son départ de l’étude, la gestion du dossier du mandant est automatiquement reprise par un autre avocat de l’étude. En cas de fermeture de l’étude, le dossier du mandant lui sera remis pour qu’il consulte un autre mandataire.
7. Modification et mise à jour des présentes conditions générales
Les présentes conditions générales sont occasionnellement modifiées ou mises à jour. Elles sont alors publiées sur notre site Internet. Elles sont considérées comme acceptée par le client à défaut de contestation dans un délai de 30 jours à compter de la publication.
8. For et droit applicable
Tout litige en relation avec le contrat de mandat liant le client à l’avocat, en particulier concernant sa conclusion, son exécution, sa rémunération et sa résiliation, est de la compétence exclusive des tribunaux de Lausanne. Le droit suisse et le droit vaudois sont applicables.